Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest StudioFlow Sp. z o.o. z siedzibą w Polsce (dalej: „Administrator").

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw przysługujących na mocy RODO:

3. Cel i zakres przetwarzania

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

a) Zarządzanie kontem użytkownika

Przetwarzamy adres e-mail, imię i nazwisko (opcjonalnie) oraz dane organizacji w celu umożliwienia logowania, zarządzania uprawnieniami i komunikacji z użytkownikiem.

b) Obsługa rezerwacji i harmonogramu studia

Dane rezerwacji (zasoby, terminy, przypisanie do użytkownika, opisy sesji) przetwarzane są w celu realizacji podstawowej funkcji platformy - zarządzania harmonogramem studia nagrań.

c) Ewidencja czasu pracy i nieobecności

Dane dotyczące godzin pracy, budżetów czasu, nieobecności (urlopy, out-of-office) i raportów godzinowych przetwarzane są w celu umożliwienia Organizacji zarządzania czasem pracy zespołu. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie na polecenie Organizacji jako administratora danych.

d) Zadania własne organizacji

W planach Growth i wyższych Organizacja może definiować własne kategorie zadań oraz przypisywać do nich użytkowników. Dane te są przetwarzane w celu realizacji funkcji zarządzania zadaniami i są widoczne wyłącznie dla uprawnionych członków danej Organizacji.

e) Moduł sprzętu

Dane dotyczące rezerwacji sprzętu przetwarzane są w celu zarządzania zasobami materialnymi studia przez Organizację.

f) Fakturowanie i rozliczenia

Dane niezbędne do wystawienia faktury (imię, nazwisko lub nazwa firmy, NIP, adres) są przetwarzane na potrzeby realizacji obowiązku prawnego wynikającego z przepisów podatkowych.

g) Dziennik zdarzeń (audit log)

Rejestrujemy działania użytkowników w ramach Organizacji (tworzenie/edycja/usuwanie rezerwacji, zmiany uprawnień, logowania) w celu zapewnienia rozliczalności i bezpieczeństwa. Okres przechowywania logów jest konfigurowalny przez Organizację (1–60 miesięcy; domyślnie 12 miesięcy).

h) Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom

Gromadzimy logi techniczne (adresy IP, timestampy, identyfikatory sesji) w celu ochrony integralności usług i wykrywania nieautoryzowanego dostępu.

i) Komunikacja i obsługa klienta

Korespondencja e-mailowa z obsługą klienta jest przechowywana w celu rozpatrywania zapytań i reklamacji.

4. Podstawy prawne przetwarzania

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) - przetwarzanie konieczne do świadczenia usług opisanych w Regulaminie: zarządzanie kontem, obsługa rezerwacji.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) - wystawianie faktur VAT i archiwizacja dokumentów finansowych wymagana przez polskie prawo podatkowe.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora) - logi bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom, ulepszanie usług. Uzasadniony interes nie przeważa nad prawami i wolnościami osób, których dane dotyczą, co Administrator ocenił w ramach testu równowagi.
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) - newsletter marketingowy (jeśli dotyczy); zgodę można wycofać w każdej chwili bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

5. Okres przechowywania danych

• Dane konta użytkownika - przez czas trwania umowy o świadczenie usług, a po jej rozwiązaniu jeszcze przez 5 lat w zakresie wymaganym przepisami podatkowymi (ustawa o rachunkowości, ordynacja podatkowa).
• Dane rezerwacji (aktywne i zakończone) - przez czas trwania umowy. Zakończone i anulowane rezerwacje są automatycznie usuwane po upływie okresu skonfigurowanego przez Organizację (domyślnie 24 miesiące; zakres 1–120 miesięcy).
• Ewidencja godzin i dane zadań własnych - przez czas trwania umowy + 2 lata (roszczenia pracownicze i kontraktowe).
• Dziennik zdarzeń (audit log) - okres konfigurowalny przez Organizację (domyślnie 12 miesięcy; zakres 1–60 miesięcy); po upływie okresu wpisy są automatycznie usuwane.
• Faktury i dokumenty finansowe - 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono dokument (obowiązek podatkowy).
• Logi bezpieczeństwa (techniczne) - 90 dni, po czym są automatycznie usuwane.
• Korespondencja z obsługą klienta - 3 lata od zakończenia sprawy (przedawnienie roszczeń).

Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom podmiotów:

• Stripe, Inc. (operator płatności, USA) - dane niezbędne do przetworzenia transakcji płatniczych. Przekazywanie odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
• Dostawca hostingu / chmury - serwery zlokalizowane w Unii Europejskiej (region EU). Dostawca przetwarza dane wyłącznie na polecenie Administratora na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
• Dostawca usług e-mail transakcyjnego - do wysyłki kodów dostępu i powiadomień systemowych; przetwarzanie na podstawie umowy powierzenia, serwery w UE.
• Podmioty uprawnione z mocy prawa - organy publiczne (np. organy podatkowe, organy ścigania) na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) wyłącznie:

• na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) - dotyczy Stripe (USA);
• na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (art. 45 RODO) - jeśli dotyczy danego kraju odbiorcy.

Administrator nie przekazuje danych do państw trzecich bez zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń. Kopię stosowanych SCC można uzyskać, kontaktując się pod adresem privacy@studioflow.app.

8. Prawa użytkownika (art. 15–21 RODO)

Przysługują Ci następujące prawa w zakresie ochrony danych osobowych:

• Prawo dostępu (art. 15 RODO) - możesz zażądać informacji o tym, jakie dane przetwarzamy i uzyskać ich kopię.
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) - możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) - prawo do bycia zapomnianym; możesz żądać usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) - możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach (np. kwestionujesz prawidłowość danych).
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) - możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie (JSON/CSV) i przenieść je do innego administratora.
• Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) - możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora.

Wnioski dotyczące realizacji praw kieruj na adres: privacy@studioflow.app. Administrator odpowiada w terminie 30 dni od otrzymania wniosku (z możliwością przedłużenia o kolejne 60 dni w przypadkach szczególnej złożoności).

9. Prawo skargi do UODO

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z RODO, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

10. Pliki cookie

Serwis korzysta z plików cookie. Szczegółowe informacje na temat rodzajów plików cookie, celów ich użycia oraz sposobów zarządzania nimi znajdziesz w naszej Polityce Cookies.

11. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności. O każdej istotnej zmianie poinformujemy za pośrednictwem poczty e-mail lub powiadomienia w Serwisie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

Data ostatniej aktualizacji widoczna jest w nagłówku niniejszego dokumentu. Zalecamy regularne zapoznawanie się z jego treścią.

12. Kontakt

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt: