Regulamin

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług drogą elektroniczną przez StudioFlow Sp. z o.o. z siedzibą w Polsce, za pośrednictwem platformy dostępnej pod adresem studioflow.app.

Wersja: 1.1.0. Regulamin obowiązuje od dnia 1 stycznia 2026 r.Ostatnia aktualizacja: 25 marca 2026 r.

Usługodawca: StudioFlow Sp. z o.o., zarejestrowana w Polsce, NIP dostępny na żądanie pod adresem legal@studioflow.app.

Platforma StudioFlow to oprogramowanie SaaS (Software as a Service) umożliwiające zarządzanie harmonogramem studia, rezerwacją zasobów (sale nagrań, boksy Voice Over, suity mix/master), ewidencją godzin pracy, modułem sprzętu, własnymi kategoriami zadań (plany Growth i wyższe) oraz dziennikiem zdarzeń (audit log). Korzystanie z serwisu jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

2. Definicje

• Serwis - platforma internetowa StudioFlow dostępna pod adresem studioflow.app.
• Usługodawca - StudioFlow Sp. z o.o.
• Użytkownik - osoba fizyczna lub prawna korzystająca z Serwisu.
• Konto - indywidualne konto Użytkownika w Serwisie.
• Organizacja / Tenant - podmiot (studio, firma), w ramach którego Użytkownicy współdzielą dostęp; Organizacja jest odrębnym administratorem danych swoich pracowników/kontrahentów.
• Rezerwacja - wpis w kalendarzu dotyczący zasobu (sali, sprzętu, boksu).
• Zadanie własne - niestandardowa kategoria zadania zdefiniowana przez Organizację w planach Growth i wyższych.
• Subskrypcja - odpłatny dostęp do rozszerzonych funkcji Serwisu.
• RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
• UPP - Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych, o której mowa w art. 28 RODO.

3. Konto i rejestracja

Rejestracja w Serwisie odbywa się wyłącznie za pomocą adresu e-mail. Użytkownik zobowiązany jest podać prawidłowy adres e-mail i aktualizować go w razie zmiany.

Jedno konto e-mail może być powiązane z wieloma Organizacjami. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania podejmowane w ramach swojego Konta.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zawieszenia lub usunięcia Konta w przypadku naruszenia postanowień Regulaminu.

4. Zasady korzystania z serwisu

Użytkownik zobowiązuje się w szczególności do:

• korzystania z Serwisu zgodnie z obowiązującym prawem oraz niniejszym Regulaminem;
• niepodejmowania działań mogących zakłócić prawidłowe funkcjonowanie Serwisu;
• nieprzekazywania danych dostępowych osobom trzecim;
• nietworzenia kont w celach spamerskich lub automatycznego generowania treści;
• niezamieszczania treści naruszających prawa osób trzecich lub przepisy prawa.

Usługodawca może ograniczyć dostęp do Serwisu w przypadku stwierdzenia naruszenia powyższych zasad.

5. Płatności i subskrypcje

Część funkcji Serwisu dostępna jest wyłącznie w ramach płatnych planów subskrypcyjnych. Aktualne cenniki dostępne są na stronie studioflow.app/pricing.

Płatności obsługiwane są przez Stripe, Inc. - podmiot posiadający siedzibę w Stanach Zjednoczonych i posługujący się Standardowymi Klauzulami Umownymi zatwierdzonymi przez Komisję Europejską w zakresie transferu danych poza EOG.

Opłaty subskrypcyjne pobierane są z góry za każdy okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny). Usługodawca wystawia faktury VAT zgodnie z przepisami polskiego prawa podatkowego.

Użytkownikowi będącemu konsumentem przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, z zastrzeżeniem art. 38 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.

6. Powierzenie przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO)

Organizacja korzystająca z Serwisu jest administratorem danych osobowych swoich pracowników, współpracowników i kontrahentów wprowadzonych do Serwisu. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie na polecenie Organizacji i wyłącznie w celu świadczenia usług opisanych w niniejszym Regulaminie - działając w roli podmiotu przetwarzającego w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO.

Zakres powierzonych danych osobowych obejmuje w szczególności:

• imię i nazwisko, adres e-mail oraz dane kontaktowe pracowników i współpracowników Organizacji;
• dane rezerwacji (zasoby, terminy, przypisanie do użytkownika);
• ewidencję godzin pracy i czasu obecności;
• dane zadań i kategorii zadań własnych (plany Growth i wyższe);
• dane dotyczące nieobecności (urlopy, out-of-office);
• logi aktywności (dziennik zdarzeń / audit log).

Usługodawca zobowiązuje się do:

• przetwarzania danych wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Organizacji;
• zapewnienia poufności danych przez osoby mające do nich dostęp;
• wdrożenia odpowiednich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa (szyfrowanie AES-256 w spoczynku, TLS 1.3 w tranzycie, kontrola dostępu oparta na rolach);
• korzystania z podprzetwarzających wyłącznie po uzyskaniu zgody Organizacji - wykaz aktualnych podprzetwarzających dostępny jest na żądanie pod adresem privacy@studioflow.app;
• usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu świadczenia usług, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. g RODO;
• udostępnienia Organizacji wszelkich informacji niezbędnych do wykazania zgodności z obowiązkami podmiotu przetwarzającego.

Szczegółowe warunki powierzenia przetwarzania danych (UPP) stanowią integralną część umowy z Organizacją i są zawarte poprzez akceptację niniejszego Regulaminu. Na żądanie Organizacji Usługodawca wystawia odrębny pisemny dokument UPP - wniosek należy kierować na adres privacy@studioflow.app.

7. Własność intelektualna

Wszelkie prawa do Serwisu, w tym kod źródłowy, interfejs, znaki towarowe i materiały marketingowe, należą do StudioFlow Sp. z o.o. lub jej licencjodawców.

Użytkownik zachowuje wszelkie prawa do danych wprowadzonych przez siebie do Serwisu (w tym rezerwacji, opisów zasobów, danych organizacji).

Udziela się Usługodawcy niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na przetwarzanie tych danych wyłącznie w celu świadczenia usług opisanych w niniejszym Regulaminie.

8. Odpowiedzialność

Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby Serwis był dostępny nieprzerwanie, jednak nie gwarantuje 100% dostępności i nie ponosi odpowiedzialności za przerwy wynikające z konserwacji lub zdarzeń niezależnych od Usługodawcy.

Odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do kwoty opłat uiszczonych przez Użytkownika w ciągu ostatnich 12 miesięcy przed zdarzeniem wywołującym szkodę, z wyjątkiem przypadków umyślnego wyrządzenia szkody lub rażącego niedbalstwa.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treści zamieszczane przez Użytkowników ani za działania Użytkowników w ramach Serwisu.

9. Rozwiązanie umowy i usunięcie konta (art. 17 RODO)

Użytkownik może w każdej chwili usunąć swoje Konto z poziomu ustawień konta lub kierując żądanie na adres: privacy@studioflow.app.

Zgodnie z art. 17 RODO (prawo do bycia zapomnianym), Użytkownik ma prawo żądać usunięcia wszystkich danych osobowych. Usługodawca dokona usunięcia danych w terminie 30 dni od otrzymania żądania, z zastrzeżeniem danych, których przechowywanie wymagane jest przepisami prawa (np. faktury - 5 lat na podstawie obowiązku podatkowego).

Na podstawie art. 20 RODO Użytkownik ma prawo do przenoszenia danych - może zażądać eksportu swoich danych w formacie JSON lub CSV.

Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu lub przepisów prawa przez Użytkownika.

W przypadku zaprzestania świadczenia usług Usługodawca poinformuje Użytkowników z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem i umożliwi eksport danych.

10. Rozstrzyganie sporów

Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez sądy powszechne właściwe dla siedziby Usługodawcy, zgodnie z prawem Rzeczypospolitej Polskiej.

Użytkownikowi będącemu konsumentem przysługuje prawo do skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, m.in. za pośrednictwem platformy ODR Komisji Europejskiej: ec.europa.eu/consumers/odr.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych Użytkownik ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

11. Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O każdej zmianie Użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem poczty e-mail lub powiadomienia w Serwisie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację. W przypadku braku akceptacji Użytkownik ma prawo rozwiązać umowę przed dniem wejścia zmian w życie.

12. Kontakt

W sprawach dotyczących Regulaminu prosimy o kontakt:

• E-mail: legal@studioflow.app
• W sprawach ochrony danych / UPP: privacy@studioflow.app
• Adres korespondencyjny: StudioFlow Sp. z o.o., Polska